Wydarzenia ostatnich lat sprawiły, że w wielu firmach część pracowników przeszła na pracę zdalną. Współcześnie dzięki nowoczesnej technologii w różnych branżach z powodzeniem można każdego dnia współpracować z osobami przebywającymi w domu czy innym miejscu. Przez to jednak sporo zespołów nie ma okazji do tego, by osobiście się poznać. W takiej sytuacji warto zachęcić do integracji, by wzmocnić morale – możliwość bliższego poznania poprawia atmosferę w grupie oraz skutecznie zachęca do działania. Podpowiadamy, jak organizować imprezy firmowe dla pracowników zdalnych!

Jak zachęcić pracowników zdalnych do przybycia na imprezę integracyjną?

Możliwość pracy zdalnej sprawia, że w jednej firmie mają szansę pracować osoby z całej Polski, czy nawet z różnych zakątków Świata. Z tego względu organizacja imprezy integracyjnej zwykle stanowi nie lada wyzwanie. Jeśli jednak większość pracowników aktualnie mieszka na terenie jednego regionu czy chociażby kraju, jak najbardziej warto spróbować. Wtedy najważniejsze jest, by skutecznie przekonać ich do udziału w wydarzeniu.

Przede wszystkim powinno się przedstawić propozycję takiej imprezy z dużym, nawet kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Najlepiej zaproponować kilka terminów i sprawdzić, kto byłby zainteresowany. Najłatwiej zdecydować się na weekend, ale nie każdemu będzie to odpowiadać. Ciekawym rozwiązaniem jest zaoferowanie dnia wolnego, np. w piątek. Wtedy nawet osoby z daleka mogą przekonać się do przyjazdu.

W takiej sytuacji oczywiście warto też zorganizować dla chętnych osób zakwaterowanie oraz transport. Ewentualnie można zwrócić koszty poniesione z tego tytułu. Kiedy kogoś czeka długa podróż, raczej będzie zainteresowany noclegiem. Do tego ceny biletów i paliwa aktualnie są dość wysokie, a pracodawca nie powinien narażać swoich podwładnych na dodatkowe wydatki. Takie wydarzenie ma przecież być benefitem, formą podziękowania, a nie kłopotliwym obowiązkiem.

Jeśli jednak chce się naprawdę skutecznie zachęcić pracowników do udziału w integracji, przede wszystkim powinno się zaplanować coś naprawdę atrakcyjnego. Może być to wystawny bankiet, warsztaty artystyczne albo survival w lesie. Wiele zależy od charakteru branży i preferencji uczestników, dlatego dobrze jest przygotować kilka propozycji i poprosić o opinię zainteresowanych.

Jaki rodzaj wydarzenia sprawdzi się najlepiej?

Trudno jest jednoznacznie określić, jakie atrakcje najlepiej sprawdzą się na imprezie integracyjnej dla pracowników zdalnych. Warto jednak skupić się na tym, by było to coś naprawdę wyjątkowego. Nawet jeśli planuje się bankiet czy bal, można go przecież urozmaicić różnymi zabawami. Świetnym rozwiązaniem jest również impreza tematyczna z przebraniami, odpowiednim wystrojem i licznymi niespodziankami. Popularnymi motywami przewodnimi są np. lata 20. inspirowane blichtrem Wielkiego Gatsbiego, ale też swojski, zabawny, polski PRL.

Niezależnie od wybranej konwencji, dobrze jest zdecydować się na aktywności, które pomogą pracownikom bliżej się poznać. Gry zespołowe dają masę frajdy, zbliżają do siebie, a przy okazji pomagają trenować pracę w grupie.

Dla wielu osób dużą zaletą będą też wydarzenia, z których mogą w pewien sposób dodatkowo skorzystać – czegoś się nauczyć na warsztatach (np. robienie drinków, gotowanie), zadbać o swoje zdrowie i samopoczucie (np. spływ kajakowy, joga, gra terenowa w lesie) czy po prostu odpocząć.

Gdzie organizować imprezę firmową? Siedziba firmy vs. lokalizacja pracowników

Jednym z największych problemów przy organizowaniu imprezy integracyjnej dla pracowników zdalnych jest wybór miejsca. Miasto, w którym znajduje się siedziba firmy, nie zawsze będzie optymalną lokalizacją. Miłym gestem jest ukłon w stronę osób mieszkających w dalszych zakątkach i wybór miejsca, które będzie stanowiło kompromis, czyli będzie położone mniej więcej na środku pomiędzy danymi punktami na mapie – większość uczestników będzie miała wtedy podobną trasę do przebycia.

Organizacja transportu na imprezę i z imprezy

Kolejnym wyzwaniem jest organizacja transportu. W przypadku gdy większość pracowników mieszka w danym regionie, można wskazać punkt zbiórki, z której zostaną odebrani przez bus lub autokar. Jeśli odległości nie będą zbyt duże, może podjechać w kilka miejsc. Wtedy trzeba bardzo dobrze skoordynować cały proces i ustalić najlepszą trasę. Kiedy zaś opcja ta okaże się zbyt trudna i/lub kosztowna, pozostaje po prostu zaoferować zwrot kosztów przejazdu (za bilety, paliwo itp.).

Koszty organizacji imprezy firmowej dla pracowników zdalnych

Ze względu na dodatkowe utrudnienia i konieczność przygotowania czegoś naprawdę wyjątkowego, koszty organizacji imprezy firmowej dla pracowników zdalnych mogą być zdecydowanie większe niż w przypadku standardowego eventu tego typu. Co więcej, przy planowaniu takiego wydarzenia trzeba poświęcić sporo czasu na logistykę i wstępne ustalenia. 

W ogólnym rozliczeniu okazuje się, że najwygodniejszym, a zarazem najbardziej opłacalnym rozwiązaniem jest powierzenie tego zadania firmie specjalizującej się w organizacji takich imprez. Wtedy ma się pewność, że wszystko zostanie dopięte na ostatni guzik, a uczestnicy będą świetnie się bawić. W ten sposób wzmacnia się ich lojalność względem firmy i zwiększa motywację do pracy, dlatego taki wydatek to rentowna inwestycja w rozwój działalności.