Jak zorganizować piknik firmowy - przewodnik od A do Z

Poradnik da organizatorów pikników firmowych.

Organizacja pikniku firmowego stanowi doskonałą okazję, by odciążyć pracowników od codziennych obowiązków. Jednocześnie pozwala ona wzmacniać relacje w zespole. Menedżerowie stojący przed takim zadaniem często jednak zastanawiają się, jak połączyć luźną atmosferę z efektywną integracją i wyjątkową zabawą. Piknik firmowy, aby nie był nudny i aby przyniósł oczekiwane rezultaty, musi być zorganizowany w odpowiedni sposób. W naszym poniższym artykule, dokładnie przybliżymy państwu wszystko to, o czym należy pamiętać przy organizacji takiego wydarzenia.  

Zacznij od wybrania odpowiedniej lokalizacji dla swojego wydarzenia

Pierwszym krokiem, kiedy chcemy zorganizować piknik firmowy, jest określenie miejsca, w którym ma się on odbyć. Jest to zdecydowanie najważniejszy element, który bezapelacyjnie wpływa na całą atmosferę wydarzenia. Należy także zastanowić się, co dokładnie pasuje do do profilu firmy. Być może będzie to bardzo kameralna przestrzeń z dostępem do przyrody, przestronny park czy miejsce nad wodą, które sprzyja piknikowemu relaksowi? A może park rozrywki, w którym pracownicy będą mogli korzystać z dostępnych atrakcji? Niezależnie od tego, jakie miejsce wybierzecie, należy pamiętać o tym, aby lokalizacja była wygodna dla uczestników i oferowała niezbędne udogodnienia, jak toalety, parking i miejsce do odpoczynku. Nie można jednak zapominać o zdecydowanie najistotniejszej rzeczy. Najlepsze miejsca rezerwowane są często z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, a zatem datę należy ustalić jak najszybciej i zadbać o to, aby odpowiadała większości pracowników.

Ile to wszystko będzie kosztować, czyli szacowanie kosztów pikniku firmowego

Określenie budżetu, podobnie jak i wybór miejsca, jest równie ważne, kiedy organizujemy piknik firmowy. Bardzo pomocne może być tutaj podzielenie budżetu na konkretne kategorie, takie jak np.: lokalizacja, catering, atrakcje, transport, oprawa techniczna. Może warto zainwestować więcej w atrakcje lub wyjątkowe doświadczenia dla uczestników? Niezależnie jednak od tego, musimy pamiętać o tym, aby chociaż minimalną część budżetu przeznaczyć na tzw. nieprzewidziane wydatki. Pomoże uniknąć stresu związanego z dodatkowymi kosztami, gdy pojawi się potrzeba wprowadzenia małych zmian.

Nie pozwól na nudę, czyli jak zadbać o atrakcje, które urozmaicą piknik firmowy

Wybór atrakcji na piknik firmowy zależny jest od oczekiwań uczestników i charakteru wydarzenia. Aktywności powinny inspirować i integrować zespół. Wyzwania zespołowe, wymagające współpracy i kreatywnego myślenia, doskonale sprawdzą się jako elementy integracyjne. Mogą to być na przykład gry terenowe lub escape room na świeżym powietrzu. Dla osób szukających spokoju warto stworzyć strefę relaksu z hamakami, leżakami i przestrzenią chill-out, która pozwoli złapać oddech i odprężyć się. Urozmaiceniem, jeśli chodzi o dobrze zorganizowany piknik firmowy będą także warsztaty kreatywne, takie jak eko-warsztaty czy warsztaty kulinarne, na przykład robienie smoothie. Pozwoli uczestnikom zabrać coś dla siebie do domu. Warto postawić na różnorodność atrakcji, aby każdy mógł znaleźć coś dla siebie. 

Zadbaj o elementy logistyki w czasie pikniku firmowego

W sytuacji, gdy piknik firmowy odbywa się poza miastem, zorganizowanie transportu będzie jedną z najważniejszych kwestii o które należy wcześniej zadbać. Pamiętaj też o oznakowaniu miejsc, tak aby uczestnicy bez problemu odnaleźli strefy piknikowe, strefę cateringu czy punkty sanitarne. Dobrym pomysłem będzie rozesłanie wcześniej mapy terenu z oznaczeniem atrakcji – ułatwi to orientację i sprawi, że nikt nie przegapi zaplanowanych aktywności. Nie można także zapominać o odpowiednim oznaczeniu miejsc szczególnie ważnych, takich jak punkt informacyjny czy miejsce pierwszej pomocy – to zwiększy komfort i poczucie bezpieczeństwa uczestników.

Cel pikniku firmowego – dlaczego jest tak ważny?

Kiedy organizujemy piknik firmowy, bardzo ważne jest to, aby wybrać takie aktywności, które pomagają w budowaniu więzi i są zgodne z wartościami firmy. Świetnie sprawdzą się w tym przypadku warsztaty kulinarne, które mogą wzmocnić współpracę. Wykorzystaj tę okazję, by wzmocnić ducha zespołowego i zaprosić pracowników do swobodnych interakcji. Nie zapominaj jednak o tym, że jeśli firma ma szczególne wartości lub misję, dobrze byłoby do nich nawiązać w trakcie wydarzenia. Może to być np. krótka przemowa, dedykowane warsztaty lub nawet niewielkie, symboliczne upominki dla uczestników.