Integracja, team building, event firmowy czy incentive – co wybrać dla zespołu?
Firmy często zaczynają od pytania: „jaką atrakcję wybrać?”. Tymczasem po ponad 20 latach organizowania wydarzeń widzimy, że znacznie ważniejsze jest inne pytanie: co ma się zmienić w zespole po tym wydarzeniu?
Integracja, team building, event firmowy i incentive mogą wykorzystywać podobne aktywności, ale służą innym celom. Integracja pomaga tworzyć relacje, team building uruchamia współpracę, event firmowy może łączyć ludzi wokół ważnego momentu lub komunikatu, a incentive sprawdza się przede wszystkim jako forma docenienia lub nagrody.
Dlatego nie zaczynaj od formatu. Zacznij od efektu, który chcesz osiągnąć.
W skrócie: jaki wyjazd integracyjny wybrać zespołu?
chcesz, żeby ludzie lepiej się poznali i mieli więcej okazji do rozmowy → integracja
chcesz uruchomić współpracę, komunikację i wspólne działanie → team building
chcesz świętować, podsumować ważny etap lub zakomunikować coś organizacji → event firmowy
chcesz nagrodzić wynik, docenić zespół lub stworzyć motywujące doświadczenie → incentive
To oczywiście nie są szczelne szufladki. Jedno wydarzenie może łączyć kilka elementów. Najważniejsze, aby każdy z nich miał swoje uzasadnienie w celu wydarzenia.
Najpierw cel, później atrakcje = pracownik
Paintball, gra miejska, warsztaty, wyjazd, gala, aktywności outdoorowe czy wieczór tematyczny nie są jeszcze odpowiedzią na pytanie, czego potrzebuje zespół.
To tylko formaty.
Przed wyborem któregokolwiek z nich warto ustalić:
co dzieje się obecnie w zespole,
jak wyglądają relacje między ludźmi,
czy osoby z różnych działów rzeczywiście się znają,
czy zespół pracuje stacjonarnie, zdalnie czy hybrydowo,
czego ludzie doświadczali podczas wcześniejszych wydarzeń,
jaki efekt chcemy zobaczyć po spotkaniu.
W Hunter Extreme przyjmujemy kolejność:
CEL → LUDZIE → OCZEKIWANA ZMIANA → DOŚWIADCZENIE → FORMAT
Dopiero kiedy wiadomo, co chcemy uruchomić między ludźmi, można sensownie odpowiedzieć na pytanie, czy potrzebna jest swobodna integracja, zadaniowy team building, większe wydarzenie firmowe czy incentive.
Integracja zespołu, team building, event firmowy i incentive – czym się różnią?
| Format | Główny cel | Co powinno wydarzyć się między ludźmi? | Kiedy szczególnie warto go rozważyć? |
|---|---|---|---|
| Integracja | relacje i lepsze poznanie | rozmowa, kontakt, nowe interakcje | gdy ludzie rzadko się spotykają, zespół się zmienił lub chcemy ograniczać silosy |
| Team building | współpraca | wspólne decyzje, podział ról, rozwiązywanie problemów | gdy chcemy uruchomić współdziałanie i stworzyć wspólne doświadczenie zadaniowe |
| Event firmowy | komunikacja, celebracja, wspólne doświadczenie organizacji | bycie razem wokół ważnego momentu | przy jubileuszach, podsumowaniach, komunikowaniu kierunku lub większych spotkaniach |
| Incentive | docenienie i nagroda | wspólnie przeżyte doświadczenie będące formą uznania | gdy firma chce wyróżnić zespół lub konkretną grupę |
Najważniejsza różnica nie dotyczy więc atrakcji. Dotyczy roli, jaką wydarzenie ma odegrać w organizacji.
Kiedy wybrać integrację?
Integracja jest dobrym kierunkiem, gdy największą potrzebą zespołu są relacje.
Może dotyczyć nowej grupy, ludzi pracujących w różnych lokalizacjach, zespołu hybrydowego albo organizacji, w której poszczególne działy mają niewiele okazji do nieformalnego kontaktu.
Nie oznacza to jednak, że wystarczy zebrać wszystkich w jednym miejscu.
Jeżeli ludzie przez cały wieczór pozostaną przy tych samych stolikach i w tych samych grupach, wydarzenie może być przyjemne, ale niekoniecznie stworzy nowe relacje. Dlatego już na poziomie scenariusza warto pomyśleć o tym, kto powinien wejść z kim w interakcję i w jaki sposób stworzyć do tego naturalny pretekst.
Przykład
Firma pracuje hybrydowo. Ludzie znają nazwiska i widują się podczas spotkań online, ale osoby z różnych zespołów prawie ze sobą nie rozmawiają.
W takim przypadku celem nie musi być intensywny program zadaniowy. Lepszym rozwiązaniem może być integracja zaprojektowana tak, aby tworzyć wiele swobodnych punktów kontaktu, mieszać grupy i dawać ludziom przestrzeń do rozmowy.
Zobacz również: Imprezy integracyjne dla firm →
Kiedy potrzebny jest team building?
Team building warto wybrać wtedy, gdy nie chodzi wyłącznie o to, aby ludzie byli razem. Chodzi o to, aby zrobili coś razem.
Wspólna misja, ograniczony czas, role, decyzje, wymiana informacji, strategia i finał powodują, że zespół wchodzi w rytm współpracy. Relacje budowane są podczas działania.
Taki format może sprawdzić się szczególnie wtedy, gdy chcemy:
połączyć ludzi z różnych działów,
stworzyć nowe interakcje,
uruchomić komunikację,
postawić zespół przed wspólnym wyzwaniem,
dać grupie doświadczenie wspólnego dojścia do celu.
Nie oznacza to, że team building musi przypominać szkolenie. Może mieć fabułę, energię, rywalizację i mocny finał. Różnica polega na tym, że mechanika programu została zaprojektowana tak, aby ludzie musieli współdziałać, a nie jedynie znajdowali się w tej samej przestrzeni.
Przykład
Po zmianie struktury dwa działy mają częściej współpracować, ale dotychczas funkcjonowały niemal niezależnie.
Zamiast klasycznego spotkania integracyjnego można wykorzystać scenariusz, w którym drużyny otrzymują wspólny cel, wymieniają informacje i podejmują decyzje. Zadanie staje się pretekstem do interakcji między ludźmi, którzy wcześniej mieli niewiele okazji do działania razem.
Zobacz również: Akcja Integracja →
Kiedy lepszy będzie event firmowy?
Nie każde wydarzenie dla zespołu musi koncentrować się przede wszystkim na integracji.
Czasem organizacja chce zgromadzić ludzi wokół ważnego momentu: jubileuszu, podsumowania roku, istotnej zmiany, sukcesu firmy, premiery projektu albo komunikacji dotyczącej przyszłości organizacji.
Wtedy potrzebny może być szerszy event firmowy.
Jego scenariusz może łączyć kilka warstw:
komunikację,
celebrację,
element integracyjny,
oprawę,
program angażujący,
przestrzeń do swobodnych rozmów.
W takim wydarzeniu szczególnie ważna jest hierarchia celów.
„Chcemy zintegrować, zmotywować, nagrodzić, przekazać strategię, poprawić komunikację i zrobić efekt wow” nie jest jeszcze dobrym briefem.
Najpierw trzeba zdecydować, co jest najważniejsze. Pozostałe elementy powinny wspierać ten cel.
Przykład
Firma obchodzi ważny jubileusz i chce jednocześnie podziękować ludziom za dotychczasową pracę oraz pokazać kolejny etap rozwoju.
Tutaj sama integracja może być zbyt wąskim formatem. Potrzebne jest wydarzenie z odpowiednią dramaturgią: komunikatem, wspólnym doświadczeniem, celebracją i częścią pozwalającą ludziom być razem.
Kiedy wybrać incentive?
Incentive ma inny punkt ciężkości. Tutaj najważniejsze jest docenienie.
Może być nagrodą za wyniki, wyróżnieniem określonej grupy albo doświadczeniem, przez które organizacja chce powiedzieć: „doceniamy to, co zrobiliście”.
Dlatego atrakcyjna lokalizacja czy długa lista aktywności nie powinny być jedynymi kryteriami wyboru.
Jeżeli program jest przeładowany od rana do wieczora, ludzie mogą wrócić z wyjazdu bardziej zmęczeni niż docenieni. Czasem właśnie mniej punktów programu daje więcej przestrzeni na relacje, rozmowę i doświadczenie miejsca.
Przykład
Zespół osiągnął ważny cel biznesowy i firma chce go nagrodzić.
W tym przypadku pytanie nie brzmi przede wszystkim: „jak poprawić współpracę?”. Ważniejsze jest: „jak zaprojektować doświadczenie, które rzeczywiście będzie odebrane jako forma uznania?”
To zmienia sposób wyboru miejsca, tempa, programu i poziomu swobody podczas wyjazdu.
Zobacz również: przykład wyjazdu incentive →
Jeden event może łączyć kilka formatów
Granice między tymi kategoriami nie zawsze są ostre.
Wyjazd incentive może zawierać element team buildingu. Event firmowy może mieć część integracyjną. Integracja może wykorzystywać autorską grę zespołową. Wyjazd może łączyć swobodny czas, wspólne wyzwanie i wieczorną celebrację.
To nie jest problem.
Problem zaczyna się wtedy, kiedy kolejne elementy są dokładane dlatego, że „warto coś jeszcze zrobić”, a nie dlatego, że wspierają cel.
Dlatego przy każdym punkcie programu warto zadać jedno pytanie:
Po co ten element znajduje się w scenariuszu?
Jeżeli nie ma dobrej odpowiedzi, być może nie jest potrzebny.
Jak wybrać właściwy format? 5 pytań przed podjęciem decyzji
1. Co powinno zmienić się po wydarzeniu?
Czy ludzie mają lepiej się znać? Częściej ze sobą rozmawiać? Wspólnie działać? Poczuć się docenieni? Zrozumieć nowy kierunek organizacji?
Im dokładniejsza odpowiedź, tym łatwiejszy wybór.
2. Jaka jest sytuacja zespołu dzisiaj?
Znaczenie mają m.in. jego wielkość, struktura, sposób pracy, dotychczasowe relacje, doświadczenia z wcześniejszych wydarzeń i to, czy udział będzie dobrowolny.
Nie istnieje jeden format dobry dla każdej organizacji.
3. Co ma wydarzyć się między ludźmi?
Rozmowa? Współdziałanie? Rywalizacja? Wymiana informacji? Wspólne podejmowanie decyzji? Celebracja?
To pytanie często mówi więcej niż lista atrakcji.
4. Jak intensywne powinno być doświadczenie?
Nie każdy zespół potrzebuje rywalizacji, aktywności fizycznej i harmonogramu wypełnionego od rana do wieczora.
Program powinien uwzględniać ludzi, dla których jest projektowany.
5. Po czym poznamy, że wydarzenie spełniło swoją rolę?
W zależności od celu można analizować m.in. frekwencję, poziom udziału, feedback, ocenę programu czy sposób postrzegania konkretnego elementu wydarzenia.
Nie każdy efekt da się jednak wiarygodnie przeliczyć na wynik finansowy albo przypisać wyłącznie jednemu spotkaniu.
Ponad 20 lat doświadczenia w wydarzeniach dla firm
Hunter Extreme działa w sektorze B2B od 2004 roku. W tym czasie zrealizowaliśmy ponad 3000 wydarzeń dla grup od około 10 do 3000 osób – na Pomorzu, w całej Polsce oraz przy wybranych projektach w Europie.
Przez ponad dwie dekady zmieniły się formaty wydarzeń, technologie i sposób pracy zespołów. Zmieniły się też oczekiwania ludzi.
Jedna zasada pozostaje jednak szczególnie ważna:
cel przed formatem.
Najpierw chcemy wiedzieć, czego potrzebuje organizacja i co powinno wydarzyć się między ludźmi. Dopiero później pojawiają się scenariusz, mechanika, miejsce i konkretne aktywności.
Najczęściej zadawane pytania
Ile osób może uczestniczyć w team buildingu?
Nie istnieje jedna uniwersalna liczba. Skala zależy od wybranego scenariusza, przestrzeni, mechaniki programu i rodzaju interakcji, którą chcemy uzyskać. Inaczej projektuje się doświadczenie dla kilkunastu osób, a inaczej dla kilkuset.
Czy team building sprawdzi się przy 200–500 osobach?
Tak duża grupa nie wyklucza team buildingu, ale wymaga odpowiednio zaprojektowanej mechaniki. Nie każdy program, który dobrze działa przy 20 osobach, da się po prostu powiększyć do 500. Przy dużej skali szczególnie ważne są podział na drużyny, przepływ ludzi, tempo oraz sposób doprowadzenia wszystkich do wspólnego finału.
Czy integracja musi być aktywna fizycznie?
Nie. Integracja może opierać się na rozmowie, zagadkach, kreatywnych warsztatach, wspólnym tworzeniu, programie fabularnym czy wieczornym spotkaniu. Poziom aktywności powinien wynikać z profilu zespołu i celu, a nie z założenia, że integracja musi być ekstremalna.
Czy można połączyć integrację z team buildingiem?
Tak. W praktyce wiele scenariuszy łączy oba cele. Ważne, aby świadomie zdecydować, który z nich jest nadrzędny i jak program ma go wspierać.
Czy incentive zawsze musi oznaczać wyjazd zagraniczny?
Nie. O wartości incentive nie decyduje przekroczenie granicy, lecz charakter doświadczenia i jego znaczenie dla wyróżnionej grupy. Miejsce jest jednym z narzędzi, a nie celem samym w sobie.
Jak zdecydować, ile przeznaczyć na wydarzenie?
Najpierw warto określić cel, liczbę osób, zakres wydarzenia, czas, lokalizację i najważniejsze elementy doświadczenia. Dopiero na tej podstawie można oceniać budżet i porównywać rozwiązania. Porównywanie samych cen bez porównania zakresu oraz celu często prowadzi do błędnych wniosków.
Integracja, team building, event czy incentive? Zacznij od celu
Nie musisz rozpoczynać planowania od gotowej odpowiedzi na pytanie, jaki format wybrać.
Znacznie ważniejsze jest, aby wiedzieć, co chcesz dzięki wydarzeniu osiągnąć.
Opowiedz nam o zespole, jego sytuacji i celu spotkania. Od tego zaczniemy. Format, scenariusz i program dobierzemy później.
INNE artykuły KTÓRE MOGĄ CIĘ ZAINTERESOWAĆ
Team building a integracja — czym się różnią i co wybrać dla zespołu?
Team building czy integracja? Sprawdź, czym różni się team building od integracji, jakie cele realizują i jak wybrać format odpowiadający potrzebom zespołu.
BLACKOUT | Gra strategiczna na tabletach podczas wyjazdu integracyjnego na Mazurach | 50 osób | Case study
Case study gry strategicznej BLACKOUT na tabletach podczas wyjazdu integracyjnego na Mazurach dla branży farmaceutycznej: 50 osób, współpraca, komunikacja, zadania zespołowe i finał z nagrodami.
Wieczór tematyczny Hollywood w Gdańsku | MIASTO Space | 120 osób | Case study
Case study wieczoru tematycznego Hollywood w Gdańsku dla branży ubezpieczeniowej: 120 osób, MIASTO Space, oprawa filmowa, teleturniej, DJ, konferansjer, catering i strefa kasyna.