Organizacja imprezy integracyjnej a koszty – czy warto zlecić to zewnętrznej firmie?

Organizacja imprezy integracyjnej a koszty – czy warto zlecić to zewnętrznej firmie?

Impreza integracyjna to doskonały sposób na wzmocnienie więzi między pracownikami. Do tego może stanowić okazję do treningu kompetencji niezbędnych do pracy w grupie oraz zdobycia nowych umiejętności. Przy tym jest też po prostu wyrazem wdzięczności i nagrodą dla podwładnych, wprowadzającą dobrą atmosferę oraz zwiększającą lojalność wobec firmy. Jak jednak przygotować taki event? Podpowiadamy, co jest bardziej opłacalnym rozwiązaniem – organizacja imprezy integracyjnej we własnym zakresie czy współpraca z zewnętrzną firmą!

Jak wybrać miejsce na organizację imprezy?

Bardzo ważną kwestią jest to, gdzie w ogóle zorganizować imprezę integracyjną. Nie zawsze możliwe będzie kameralne cocktail party w biurze. W dużych korporacjach na imprezy integracyjne zaprasza się kilkadziesiąt czy nawet kilkaset pracowników. 

Do tego współcześnie coraz powszechniejsza jest praca zdalna, dlatego w jednej firmie mogą być zatrudnione osoby z całej Polski. Wtedy trzeba z odpowiednim wyprzedzeniem zarezerwować restaurację albo salę w hotelu, a często także miejsca noclegowe. W przypadku tak dużej rezerwacji najlepiej działać z przynajmniej kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Jeśli chce się znaleźć idealne lokum, w korzystnej cenie, konieczne są długie poszukiwania – trzeba sprawdzić i porównać wiele możliwości.

Jedzenie i picie – co zamawiać, w jakich ilościach?

W większości przypadków uczestników wypadałoby podjąć jakimś poczęstunkiem. Można zaserwować jedno czy kilka dań, oferując elegancki bankiet albo zaserwować tylko zimny bufet i szwedzki stół. Istnieje wiele możliwości, dlatego trzeba dobrze przemyśleć, który wariant najlepiej się sprawdzi. Przy tym warto dobrze oszacować ilość potrzebnego jedzenia i napojów. Lepiej by niczego nie zabrakło, ale nadmiar też jest niewskazany – może być kłopot z tym, co zrobić z pozostałościami.

To, jak podejmie się pracowników, ma duży wpływ na wizerunek firmy. Warto zadbać o jakość dań i napojów, a także duży wybór różnych alkoholi. Nie należy jednak przesadzać. Zarówno zbyt skromne, jak i zbyt wystawne przyjęcie może zostać źle odebrane.

Transport z i do miejsca imprezy – jak zorganizować?

Wiele problemów wiąże się również z transportem. Uczestnicy muszą w jakiś sposób dotrzeć pod wskazane miejsce, a jeśli mieszkają dalej, należałoby zorganizować bus czy nawet autokar. Wtedy konieczna będzie dobra koordynacja całej logistyki, tak by przejazd trwał jak najkrócej i był jak najbardziej opłacalny.

Najrozsądniej powierzyć transport specjalnej firmie zajmującej się przewozem ludzi. Trzeba jednak odpowiednio wcześniej porównać przynajmniej kilka ofert, by wybrać najlepszy wariant. Najważniejsze, by wszyscy sprawnie i bezpiecznie dotarli na miejsce, w komfortowych warunkach.

Kiedy nie uda się zorganizować transportu, ewentualnie można po prostu zaoferować zwrot kosztów dojazdu, oddając pieniądze za bilety czy paliwo. Niekiedy może to jednak zostać źle odebrane i odbić się na wizerunku firmy.

Impreza integracyjna – jak ją poprowadzić?

Przygotowując imprezę integracyjną warto zadbać o dodatkowe atrakcje. Może być bankietem z tańcami, ale taka formuła jest dość specyficzna i nie zawsze dobrze się sprawdzi. Współcześnie o wiele popularniejsze są gry i zabawy zespołowe, np. quizy czy turnieje. Ciekawym rozwiązaniem jest przyjęcie tematyczne, z jakimś motywem przewodnim. Ogromnym powodzeniem cieszą się wieczory kryminalne, na których przy okazji trzeba rozwiązać zagadkę, jak prosto z prozy Agaty Christie czy Arthura Conana Doyle’a. 

Do organizacji takich zabaw często potrzebne są specjalne rekwizyty, ale przede wszystkim koordynatorzy, a nierzadko i dodatkowi aktorzy czy pomocnicy. Wszystko da się zorganizować we własnym zakresie, co może stanowić dodatkową zabawę. Nie zawsze pracownicy będą jednak chętni angażować się w takie aktywności – z reguły wolą po prostu skupić się na zabawie. Z tego względu konieczne może być wynajęcie specjalnej grupy, a także wodzireja czy konferansjera, który poprowadzi wieczór.

Wynajem firmy organizującej eventy – na czym można zaoszczędzić dzięki współpracy?

Jak widać po opisanych powyżej zagadnieniach, organizacja imprezy integracyjnej to nie lada wyzwanie. Cały proces zajmuje sporo czasu, a także wiąże się ze sporymi wydatkami. Jeśli do tego nie posiada się odpowiedniego doświadczenia, można narazić się na pewne niedociągnięcia. Przy zajmowaniu się wszystkim osobno łatwo też przepłacić. 

Najwygodniejszym, najbezpieczniejszym i najtańszym wyjściem jest wynajem firmy organizującej takie eventy. W ten sposób można skorzystać z gotowej, sprawdzonej opcji i uzyskać pełne wsparcie doświadczonych specjalistów. To z wielu względu najbardziej opłacalne rozwiązanie – czas to pieniądz, a przygotowywanie takiego wydarzenia czasami trwa nawet i kilka tygodni. Zamiast zajmować się tym na własną rękę czy delegować do tego pracowników, wystarczy powierzyć to zadanie profesjonalistom. Do tego ma się pewność, że wszyscy będą świetnie się bawić, zbliżą się do siebie i zyskają dobre nastawienie wobec firmy.

Facebook
Twitter
LinkedIn